Работа по бухгалтерскому обслуживанию начинается с определения целесообразности заключения Договора на ведение бухгалтерского учета исходя из количества операций, вида деятельности, численности сотрудников клиента.
Из всего многообразия предприятий, прибегающих к бухгалтерскому аутсорсингу, можно выделить три основные группы, в зависимости от решаемых задач.
Первая группа
Предприятия, часто состоящие из одного учредителя, и, из-за особенностей вида деятельности, не нуждающиеся ни в увеличении численности персонала, ни в офисе. Для работы необходимо только наличие юридического лица и расчетный счет.
Обычно, это предприятия, оказывающие услуги творческого характера: проектирование, дизайн, научная работа. Используется весь потенциал «бухгалтерского» офиса и полный состав услуг.
Вторая группа
Предприятия, самостоятельно оформляющие первичные документы. Передается расчет налогов, ведение учета в соответствии с требованиями законодательства. Обычно, это предприятия оптовой торговли, строительства (субподряд) и производства.
Используется выборочный состав услуг. Клиенту требуется решение двух задач – гарантированно избавиться от общения с налоговой инспекцией, сэкономить на содержании бухгалтерии.
Третья группа
Предприятия, для которых задача экономии на бухгалтерии не является главной. Обычно, это некоммерческие организации, либо инвестиционные проекты.
Передается бухгалтерский и налоговый учет с целью независимого контроля за исполнением бюджета. Кроме налоговой и бухгалтерской отчетности требуется представление отчетности грантодателям, инвесторам. Практика показала нецелесообразность участия аутсорсинговой организации в оформлении первичных документов и в текущей деятельности такого Клиента. Разделение исполнительных и контрольных функций, в данном случае, повышает качество работы.
Возможна передача на аутсорсинг только блока заработной платы с целью обеспечения конфиденциальности и гарантированного исполнения принципов распределения фонда оплаты труда, утвержденных Клиентом.
На первом этапе проводятся подготовительные работы для определения состояния бухгалтерского учета и наличия бухгалтерской документации:
- Определение остатков по всем счетам бухгалтерского учета.
- Подготовка информационной базы для использования в программе автоматизации учета.
- Ознакомление с системой документооборота Клиента.
- Передача дел.
Все подготовительные работы по изучению бухгалтерского учета на предприятии проводятся бесплатно. Если после проведения подготовительных работ выяснится, что на предприятии невозможно поставить бухгалтерский учет, так как отсутствует или запущен учет, не хватает документов и т.п., то работы по восстановлению бухгалтерского учета проводятся по отдельному Соглашению.
Дальнейшая работа выглядит следующим образом: с обеих сторон назначаются ответственные лица, которые будут общаться друг с другом в рамках договора. Определяется порядок документооборота, т.е. какие документы кем оформляются и когда передаются. Использование в этих целях телекоммуникационных средств связи, системы "Банк-клиент", системы представления отчетности через интернет, позволит свести к минумуму затраты рабочего времени Клиента. По окончании отчетного периода Клиенту представляется вся бухгалтерская и налоговая отчетность с отметками соответствующих органов, бухгалтерские и налоговые регистры учета.
Мотивы обращения в бухгалтерскую компанию, процесс выбора специализированной бухгалтерской компании и характеристика ее клиентов рассмотрены в отчет о маркетинговом исследовании.
Отношения с клиентами строятся на следующих основных принципах:
- Строгое соответствие в своей деятельности требованиям действующего законодательства.
- Приоритетное соблюдение интересов своих клиентов.
- Достижение максимально возможной степени достоверности учета в каждом конкретном случае.
- Прогнозирование и решение налоговых проблем до их возникновения.
- Конфиденциальность сведений о клиенте и его проблемах, соблюдение коммерческой тайны.
- Дифференцированный подход к оплате услуг с учетом трудоемкости выполняемой работы.
- Приведение перечня предлагаемых услуг и методов работы в соответствие с изменяющимися требованиями клиента.
